MEDIATION: BEMIDDELING LOST GESCHILLEN OP

Een geschil en dan?
Wie een geschil heeft, wil daar zo snel mogelijk van af. Normale, werkbare verhoudingen tussen partijen zijn verre te verkiezen boven juridische steekspelen. Die laatste monden vaak uit in procedures bij de rechter en kosten veel tijd, energie en geld. Bovendien vormt een vonnis van een rechter of een arbiter niet altijd een oplossing. Steeds vaker valt daarom de keuze op mediation.

Mediation: een gezamenlijke oplossing
Mediation is het gezamenlijk oplossen van een geschil door bemiddeling. Vrijwel elk geschil heeft een oplossing die voor de betrokkenen aanvaardbaar is. Maar vaak zien partijen die in een conflict zijn verwikkeld, die oplossing niet. De hulp van een NMI Mediator kan daarin verandering brengen. De NMI Mediator is een geaccrediteerd conflictbemiddelaar. De mediator neemt geen standpunt in, maar helpt de partijen om een eigen oplossing te vinden. Vaak blijkt dat gezamenlijk een compromis kan worden bereikt, waarmee alle betrokkenen tevreden zijn. Vandaar dat een groeiend aantal geschillen minnelijk opgelost wordt door mediation, zowel in zakelijke als in persoonlijke kwesties. Een groot voordeel daarvan is dat de partijen gezamenlijk bepalen hoe de oplossing eruit ziet en hun onderlinge relatie niet onnodig wordt beschadigd.

Mediation: de procedure
Voor mediation gelden twee belangrijke uitgangspunten: vrijwilligheid en vertrouwelijkheid. Partijen kunnen niet worden gedwongen om aan het mediation-proces mee te doen. De deelnemers verbinden zich vooraf tot geheimhouding. Deze principes liggen vast in het NMI Mediation Reglement.
Aan het begin van het mediation-proces sluiten de partijen en de mediator een zogeheten mediation-overeenkomst: een afspraak om te trachten, het geschil door mediation op te lossen.
Dan start het informele, flexibele mediation-proces. De partijen stellen zich actief op en de mediator stimuleert hen tot overleg. Hij begeleidt hen bij het vinden van een oplossing. De uitkomst wordt niet opgelegd door de mediator: de partijen bepalen zelf hoe ze eruit komen. Dat levert voor iedereen een win-win-situatie op.
De uitkomst wordt in een overeenkomst vastgelegd. Daarmee eindigt de mediation.

De NMI Mediator
Onafhankelijk en onpartijdig: dat zijn de twee basiskenmerken van de NMI Mediator. Hij is getraind in het leiden en begeleiden van mediation-processen.
Het NMI beheert een register van mediators. Daarin worden alleen gekwalificeerde mediators opgenomen: zij die een door het NMI erkende mediation-training of -opleiding hebben gevolgd.

NMI Mediators werken volgens de Gedragsregels van het NMI. Registratie en gedragsregels zijn gericht op een goede kwaliteit van mediation. De titel NMI Mediator is in de Benelux beschermd; het gebruik daarvan is aan deze mediators voorbehouden.

Partijen kunnen zelf een mediator aanwijzen. Ook kunnen ze het NMI vragen om namen van bij het NMI geregistreerde mediators. Daarbij kan het NMI desgewenst een objectieve selectie maken, bijvoorbeeld op vakgebied, regio of specialisatie.

Voordelen
Mediation kent een groot aantal voordelen boven andere vormen van geschillenbeheersing. De belangrijkste daarvan zijn:

• snelheid•
• kostenbeheersing•
• informele procedure•
• deskundige begeleiding•
• actieve rol van partijen•
• ruimte voor creatieve oplossingen•
• geen onnodige beschadiging van relaties•
• gezamenlijke oplossing = win-win resultaat•

Voorwaarden
Een mediation is alleen zinvol als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• partijen moeten de wil hebben, samen uit het probleem te komen;
• de deelnemers aan de besprekingen moeten bevoegd zijn om een oplossingsovereenkomst aan te gaan.

Kosten
De kosten van een mediation-procedure zijn:

• het honorarium van de mediator en van eventuele hulppersonen;
• de door hen gemaakte kosten.

Het honorarium wordt niet afhankelijk gesteld van het bereiken van een oplossing. Doorgaans worden de kosten in gelijke delen door de partijen gedragen. Hun eigen kosten komen voor eigen rekening. Het staat de partijen vrij om andere afspraken te maken over de kostenverdeling.

Benoeming van een Mediator
De Mediator wordt door de partijen gezamenlijk benoemd. Teneinde een keuze te kunnen maken, verstrekt het NMI op aanvraag een lijst (shortlist) van Mediators die aan de gewenste, objectieve criteria voldoen (bijvoorbeeld specialisatie, plaats van vestiging). Kunnen partijen geen keuze maken, dan doet het NMI desgevraagd een voorstel. Partijen kunnen te allen tijde de benoeming van de Mediator intrekken en een andere Mediator benoemen.

Volgens het reglement zijn bij een aanvraag om een shortlist administratiekosten verschuldigd. Het NMI zal er meestal van afzien, deze kosten in rekening te brengen. Dit wil echter niet zeggen, dat dit dan in vergelijkbare gevallen voortaan altijd gebeurt.

Vrijwilligheid en vrijblijvendheid, tot aan het sluiten van een vaststellingsovereenkomst
Elke Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid en vrijblijvendheid van alle daarbij betrokken partijen. Dat betekent dat elke partij, maar ook de Mediator, op elk tijdstip in de procedure het recht heeft zich daaruit terug te trekken. Een geslaagde Mediation wordt afgesloten door de ondertekening door partijen van een vaststellingsovereenkomst, waarin de bereikte overeenstemming wordt vastgelegd.

Beslotenheid en geheimhouding; de Mediation-overeenkomst
Beslotenheid en geheimhouding zijn twee essentiële kenmerken van Mediation. Daardoor kunnen partijen tijdens de Mediation-procedure vrijuit met elkaar van gedachten wisselen; mondeling en schriftelijk. Partijen en de Mediator waarborgen deze geheimhouding in de zogeheten Mediation-overeenkomst, die wordt gesloten bij het begin van de Mediation. Deze waarborg van geheimhouding is gebaseerd op de Wet (art. 7:900-3 BW jo. art. 180 Rv; bewijsovereenkomst). Alle bij de Mediation aanwezige personen zijn gebonden aan de regels van beslotenheid en geheimhouding. 1)

Wat houdt de mediation-procedure in?
Mediation kan plaats vinden tussen twee of meer partijen. De Mediator doet geen uitspraak over het geschil, zoals rechters of arbiters dat wèl doen. Hij is begeleider van en bemiddelaar tussen de partijen. Hij gaat zodanig met hen om, dat de partijen zelf de zakelijke en praktische kant van hun geschil kunnen oplossen. Die gezamenlijk bereikte oplossing kan daardoor anders uitvallen (bijvoorbeeld meer op de praktijk gericht) dan een vonnis van een rechter of arbiter.

Betrokkenheid van partijen, het informele karakter van de procedure
Door de actieve rol van partijen bij de oplossing van hun geschil, voelen zij zich voortdurend betrokken bij wat er gebeurt. Partijen en de Mediator bepalen in onderling overleg hoe de Mediation wordt aangepakt, zodat de procedure een informeel karakter heeft.

Voortvarendheid
Door het flexibele en informele karakter leidt Mediation in het algemeen tot een snellere oplossing van een geschil dan bij een juridische procedure (rechter of arbiter) het geval kan zijn.

Afzonderlijke gesprekken met de Mediator
Als onderdeel van de Mediation kan de Mediator afzonderlijke gesprekken voeren met elke partij ("pendel-diplomatie"). De informatie die tijdens een dergelijk gesprek aan de Mediator wordt verstrekt, zal vertrouwelijk door de mediator worden behandeld en dus niet aan de andere partij(en) worden verstrekt, tenzij anders is afgesproken.

Hulppersonen
Bij het in kaart brengen van hun geschil kunnen partijen in gezamenlijk overleg gebruik maken van hulppersonen of -organisaties, bijvoorbeeld technische experts. De regels van geheimhouding zijn (via een daartoe strekkende geheimhoudingsverklaring) ook op hen van toepassing.

Verbod voeren van andere procedures tijdens de Mediation
Het is partijen volgens het reglement niet toegestaan, elkaar tijdens de Mediation te betrekken in een juridische procedure over het onderwerp van de Mediation of over onderdelen daarvan. Uitgezonderd zijn gevallen van juridische noodzaak, zoals het verval van termijnen of verhaalsmogelijkheden. Wordt tot een juridische actie besloten, dan dienen de Mediator en de andere partij(en) onmiddellijk te worden geïnformeerd. Voorzover dat juridisch mogelijk is, dienen reeds lopende procedures over het onderwerp van de Mediation te worden opgeschort voor de duur van de Mediation-procedure.

Kosten
Behalve -in uitzonderingsgevallen- een bedrag aan administratiekosten (zie hiervoor; "Benoeming van de Mediator") betalen partijen het honorarium en de eventuele onkosten van de Mediator. In het voorkomende geval betalen partijen bovendien het honorarium en de eventuele onkosten van door hen gezamenlijk ingeschakelde hulppersonen. Gevraagd kan worden, voorschotten te betalen. De kosten van de Mediation worden door alle betrokken partijen voor gelijke delen gedragen, tenzij in de Mediation-overeenkomst een andere verdeling is overeengekomen.

Wat als de Mediation niet zou slagen?
Indien partijen er niet in mochten slagen om hun geschil door Mediation op te lossen, kunnen zij het geschil alsnog voorleggen aan de rechter of arbiter. Het spreekt vanzelf dat tijdens een dergelijke juridische procedure geen gebruik gemaakt mag worden van informatie of stukken van de andere partij(en) die als gevolg van de Mediation bekend geworden zijn; deze stukken zijn "sans préjudice".

Geslaagde Mediation: het sluiten van een vaststellingsovereenkomst
Een geslaagde Mediation wordt afgesloten door de ondertekening door partijen van een vaststellingsovereenkomst, waarin de bereikte overeenstemming wordt vastgelegd. De vaststellingsovereenkomst is juridisch bindend. Geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst worden, als de overeenkomst dat bepaalt, onderworpen aan Mediation door een Mediator alvorens de rechter of een arbiter wordt ingeschakeld. Bij dergelijke procedures voor de rechter of een arbiter mag alleen de door partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst worden overgelegd. Voor het overige blijven de regels van beslotenheid en geheimhouding van kracht.